ビジネスマナーの基本
仕事をする上で、周囲の人も自分も気持ちよく働くために大切なのが「ビジネスマナー」です。
挨拶、言葉遣い、電話応対など、ビジネスマナーの基本をもう一度確かめてみましょう。
- ビジネスに遅刻は禁物です。時間には余裕を持って行動しましょう。
万一、病気などでやむを得ず遅刻や早退、欠勤をしなければならない場合には、速やかに、派遣先とニコンスタッフサービスに連絡しましょう。
- 仕事のスタートは挨拶から。出勤したら「おはようございます」と気持ちよく挨拶しましょう。「ありがとうございます」「申し訳ありません」「お疲れ様です」など、自ら積極的に基本の挨拶を心がけましょう。
- 仕事の指示は誰から受け、質問は誰にすれば良いのか、最初に確認しておきましょう。また、一度聞いたことは忘れないようにメモをとる習慣をつけましょう。ビジネスにおいて仕事の納期や約束の時間は、派遣か正社員かどうかに関わらず厳守しなければなりません。
- 派遣先企業の機密情報に触れることも多々あるため、情報の漏洩には細心の注意を払いましょう。特に企業情報や個人情報という大切な情報を扱うときは、派遣先企業のコンプライアンス（法令遵守）に従います。機密情報を勝手に自宅のパソコンへメールで送信したり、社外に電子データ、紙などで持ち出すのも厳禁です。
◎電話応対
■電話を受ける・取り次ぐ
電話を取ったら、まず開口一番、自社名と自分の名前を名乗りましょう。また、電話は3コール以内に出るのがマナーです。電話に出るのが遅くなってしまった場合は「大変お待たせいたしました」とお詫びすると、印象が良くなります。担当者に電話を取り次ぐ時は、「保留」ボタンを押すのをお忘れなく。担当者には「誰から」「どんな用件で」を簡潔に伝えるとスムーズに取り次げます。
伝言を承る
伝言を承るときや、担当者から電話を掛け直させるときは、必ずメモをとりましょう。相手の名前と連絡先を伺い、復唱して確認します。そして「私○○が承りました」と伝えましょう。電話を切る時は「失礼いたします」という挨拶を忘れずに。担当者に伝言メモを渡す場合は、用件を承った日時と自分の名前も忘れずに記入しましょう。
■担当者が食事で外出中の場合
食事で外出中であることは告げずに「ただ今席を外しておりますので、後ほど○○からお電話いたします」と応えましょう。相手の名前と連絡先を伺うのを忘れずに。
■担当者の不在中「担当者の連絡先を教えてほしい」といわれたら
むやみに担当者の連絡先を教えるのはよくありません。「至急私から○○に連絡いたしまして、お電話させるようにいたします」と相手に告げるのがスマートです。相手の名前と電話番号を伺って、すぐに担当者に急ぎの用件で電話があったことを連絡しましょう。
■保留を押したつもりが、電話を切ってしまったら
ビジネスでは、途中で電話が切れてしまった場合、最初に電話をかけてきた方からかけ直すのがルールです。こちらが切ってしまったからといって、電話番号を調べてかけ直したりする必要はありません。相手からもう一度電話がかかってくるのを待ちましょう。電話があったら、誤って電話を切ってしまったことを丁寧にお詫びしましょう。
◎Eメールを送る
■件名を忘れずに
メールの件名は、メールの内容が分かるものにします。文頭には「～様」というように相手の名前を記入し、文末には必ず自分の署名を入れてください。親しい間柄でも、顔文字を使うのはビジネスメールではマナー違反です。
緊急の用件は、やはり電話で直接相手に知らせることが大切です。相手が不在の場合や、自分も直ぐに外出しなければならない場合は、メールで用件を送っておき、後で必ず確認の電話を入れましょう。
名刺交換
■名刺を交換する時は
名刺を交換するときは座っていても必ず立ち上がってから交換しましょう。間にテーブルがある場合は、テーブルを挟まず、相手のほうに行って名刺を渡すと丁寧です。
■人を紹介する順番
人を紹介するときは、立場の下の人から紹介してください。ただし、自社の人と他社の人の場合は、自社の人を先に紹介するのがマナーです。
■訪問した側から渡しましょう
名刺は、訪問した側、あるいは目下の人が先に差し出すのがマナーです。名刺は両手で、相手の向きから読めるように差し出しましょう。
■名刺をもらったら
名刺をもらったら「～様ですね」と名前を確認します。読み方が分からない場合は、その時に確認するのがマナーです。複数の人と名刺を交換して、名刺を机に並べる時は、顔と名前が一致するように、座席に対応させて並べます。
